Urodzenie dziecka zgłasza się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca urodzenia dziecka, a nie dla miejsca zamieszkania rodziców. Trzeba zrobić to w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Zgłoszenie jest bezpłatne i można je złożyć osobiście albo online.
Online czy wizyta w USC?
Wybór zależy głównie od tego, czy masz możliwość potwierdzenia tożsamości elektronicznie oraz jak chcesz odebrać dokumenty.
| Cecha | Zgłoszenie online | Wizyta w USC |
|---|---|---|
| Wymagania | Profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany. Od 1 stycznia 2026 r. także skrzynka do e-Doręczeń. | Dowód osobisty albo paszport osoby zgłaszającej. |
| Czas realizacji | Akt urodzenia jest sporządzany co do zasady w następnym dniu roboczym, jeśli urząd ma kartę urodzenia. | Dokumenty są zwykle wydawane w dniu zgłoszenia. |
| Odbiór dokumentów | Przez e-Doręczenia, pocztą albo osobiście w urzędzie. | Bezpośrednio w USC, zgodnie z organizacją pracy urzędu. |
Jak zgłosić urodzenie dziecka krok po kroku?
Zanim rozpoczniesz zgłoszenie, szpital lub inna upoważniona osoba, która odebrała poród, musi wystawić kartę urodzenia. Lekarz albo położna przekazuje ją do właściwego USC najpóźniej w ciągu 3 dni od wystawienia. Bez tego dokumentu urząd nie sporządzi aktu urodzenia.
Zgłoszenie online
Elektroniczną procedurę wykonasz za pośrednictwem usługi rządowej. Przygotuj dane dziecka, rodziców oraz wybrany adres zameldowania. Kolejne czynności wyglądają następująco:
- Wejdź na stronę usługi „Zgłoś urodzenie dziecka” na gov.pl.
- Zaloguj się przez login.gov.pl, korzystając z profilu zaufanego, e-dowodu albo innego dostępnego sposobu.
- Potwierdź, że jesteś matką lub ojcem dziecka, i sprawdź swoje dane.
- Wpisz dane drugiego rodzica oraz dziecka, w tym jego imię lub imiona.
- Wybierz adres zameldowania dziecka i sposób odebrania dokumentów.
- Sprawdź formularz, podpisz go elektronicznie i wyślij.
Potwierdzenie wysłania otrzymasz na skrzynkę do e-Doręczeń oraz na adres e-mail podany we wniosku. Podanie numeru telefonu może ułatwić kontakt z urzędem, gdy pojawią się braki albo konieczność złożenia wyjaśnień.
Zgłoszenie w urzędzie
Udaj się do USC właściwego dla miejscowości, w której urodziło się dziecko. Przed wizytą sprawdź na stronie urzędu, czy trzeba zarezerwować termin. Warto też upewnić się, że karta urodzenia została już przekazana.
- Przygotuj dokument tożsamości i wybierz imię lub imiona dziecka.
- Zgłoś się do właściwego USC w terminie 21 dni.
- Przekaż urzędnikowi wymagane dane i sprawdź przygotowany protokół.
- Podpisz protokół zgłoszenia urodzenia.
- Odbierz dokumenty wydane po sporządzeniu aktu urodzenia.
Kto może zgłosić urodzenie i jakie dokumenty są potrzebne?
Zgłoszenia może dokonać rodzic, który ma wymaganą zdolność do czynności prawnych, albo pełnomocnik. W szczególnych sytuacjach formalności załatwia przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki dziecka.
Przygotuj:
- dowód osobisty albo paszport osoby zgłaszającej;
- pełnomocnictwo, jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik;
- dane wybrane do aktu urodzenia, w tym imię lub imiona dziecka;
- dokumenty potwierdzające uznanie ojcostwa, jeżeli ojciec nie jest mężem matki i uznanie nie zostało jeszcze dokonane.
Jeśli rodzice nie są małżeństwem, ojciec może zgłosić dziecko i zostać wpisany do aktu urodzenia po wcześniejszym uznaniu ojcostwa. Oświadczenie można złożyć między innymi przed kierownikiem USC, konsulem albo sądem. W niektórych przypadkach uznanie ojcostwa można przeprowadzić przy okazji rejestracji, ale wymaga to udziału obojga rodziców.
Na jakie terminy i zmiany trzeba uważać?
Termin na zgłoszenie wynosi 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Nie należy liczyć go wyłącznie od dnia wypisu ze szpitala. Decydująca jest data wystawienia karty, a urząd musi ją wcześniej otrzymać.
Jeżeli rodzic nie zgłosi urodzenia w terminie, kierownik USC zarejestruje je z urzędu na podstawie karty urodzenia i sam wybierze imię dziecka. Może to oznaczać konieczność późniejszego przeprowadzenia dodatkowej procedury dotyczącej imienia.
Od 1 stycznia 2026 r. zgłoszenie online wymaga skrzynki do e-Doręczeń. Sam profil zaufany lub e-dowód nie wystarczy do pełnego przeprowadzenia elektronicznej procedury. Jeśli planujesz załatwić sprawę przez internet, załóż adres do e-Doręczeń odpowiednio wcześniej.
Przed wizytą sprawdź, czy karta urodzenia trafiła już do USC, oraz czy urząd wymaga rezerwacji terminu. Zgłoszenie dziecka urodzonego martwo podlega odrębnemu terminowi – wynosi on 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia.
Co otrzymasz po rejestracji?
Kierownik USC sporządzi akt urodzenia, zamelduje dziecko i przekaże informację o nadaniu numeru PESEL, jeśli numer został nadany. Rodzic otrzymuje także:
- jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia;
- powiadomienie o nadaniu numeru PESEL;
- zaświadczenie lub potwierdzenie zameldowania dziecka, jeśli zostało zameldowane.
Najważniejsze jest więc ustalenie USC według miejsca urodzenia dziecka, dopilnowanie przekazania karty przez szpital i złożenie zgłoszenia w ciągu 21 dni.
